Ouça este artigoO Diário Oficial da União (DOU) publicou, em junho de 2022, a Portaria 1486, que altera a Portaria 671, de novembro de 2021. As mudanças incluem regras relacionadas à Carteira de Trabalho, contratos de trabalho, registro de ponto eletrônico e a disponibilização de arquivos.
Para mantê-lo atualizado sobre essa alteração, compilamos informações completas sobre as novas disposições no registro de ponto. Veja como essas mudanças podem afetar o seu negócio!
Qual é o significado da Portaria 1.486/2022?
A Portaria 1.486/2022 modifica a Portaria 671/2021, que regulamenta questões relacionadas à legislação trabalhista, inspeção do trabalho, políticas públicas e relações de trabalho.
Esta nova resolução traz mudanças em relação ao registro de ponto eletrônico, ao formato de contratos de trabalho e a como preenchê-los. Além disso, discute assinaturas eletrônicas e como arquivos devem ser disponibilizados e armazenados.
Também determina mudanças nos pedidos de registro sindical, alteração estatutária, fusão e incorporação. Além disso, destaca algumas alterações no que diz respeito à resolução de conflitos entre entidades sindicais, entre outros.
A Portaria 1486 altera a operação dos anexos da Portaria 671. O Anexo VII agora é o Anexo I; e o Anexo IX se tornou o Anexo II. Algumas disposições também foram revogadas.
Como a Portaria 671 do controle de ponto eletrônico é afetada pela nova Portaria 1486?
Expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) em 08 de novembro de 2021, a Portaria 671 atualizou a legislação trabalhista e modernizou questões relacionadas ao Controle de Ponto Eletrônico, Carteira de Trabalho, Registro de Colaboradores e outras disposições legais.
Ela aborda as relações de trabalho, a legislação trabalhista e as políticas públicas. Entre os muitos artigos que a norma apresenta, há pontos vitais para empresas que implementam o controle de ponto eletrônico.
A portaria consolidou todas as formas de registro de ponto eletrônico, agora chamadas de “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), com variações específicas.
Além disso, a Portaria 671 estabelece que todo sistema deve ser capaz de emitir um comprovante de registro de ponto, impresso ou eletrônico, além de detalhar como esse comprovante deve ser emitido.
Publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência no DOU em 06 de junho de 2022, a Portaria 1486 modifica a Portaria 671. Entre outros pontos, altera as regras sobre anotação na Carteira de Trabalho (CTPS), o formato e preenchimento de contratos de trabalho, o registro eletrônico de ponto e como os arquivos devem ser disponibilizados.
Mudanças no Controle de Jornada com a nova Portaria 1486.
A nova Portaria 1486 trouxe mudanças em relação ao Controle de Jornada. Confira as principais alterações:
Art. 81 e 83: o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AFJ) deverão observar as especificações disponíveis no portal gov.br, em vez dos anexos previstos anteriormente na Portaria nº 671/2021;
Art. 88: inclusão de parágrafos para dispor sobre padrão de assinaturas eletrônicas;
Art. 89: determina a observância de especificações disponíveis no portal gov.br para emissão do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, em substituição ao Anexo II da Portaria 671. Passa a conter texto sobre padrão de assinatura;
Art. 96: recebeu acréscimo de informação para preenchimento de PIS nos modelos de registradores de ponto eletrônico;
Art. 97: incluído parágrafo único que afasta a exigência de arquivo eletrônico e relatórios especificados no Art. 83 da Portaria 671 para o sistema alternativo eletrônico de controle de jornada. A revogação do parágrafo único do Art. 83 harmoniza a nova redação do Art. 97.
Art. 97-A (novo): estabelece que o prazo de um ano para adequação dos desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários, também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.
Art. 164 e Art. 167: substitui a determinação de seguir modelos no Anexo, passando a ser pelo portal gov.br.
Art. 169: estabelece que o modelo do Termo de Compromisso e Manutenção do Sigilo estará disponível no portal gov.br e não no Anexo XIII.
Art. 173: adequação de redação com a retirada do inciso II, que previa a entrega de Plano de Trabalho Específico, mantendo-se o inciso I, para a entrega do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo;
Arts. 178-A e 178-B: são incluídos e se referem à disponibilização e utilização de dados pessoais. A nova Portaria contém 02 anexos sobre registro de ponto eletrônico;
ANEXO I – Novo Anexo VIII da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C);
ANEXO II – Novo Anexo IX da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa – REP-P).
Mudanças relacionadas às Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho com a nova Portaria 1486.
As Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho também sofreram alterações, destacando-se os seguintes pontos:
Arts. 235 a 238, 240, 241, 246, 252, 253, 272 e revogação do Art. 283: juntada de guia GRU não é mais requisito obrigatório para as solicitações relacionadas aos procedimentos administrativos de Registro Sindical, conforme alterações promovidas;
Arts. 235 a 238: os editais de convocação para registro de sindicato, alteração, fusão e incorporação, poderão ser publicados em jornais impressos ou digitais;
Arts. 235 a 238: a publicação, em todas as unidades da Federação, quando se tratar de entidade com abrangência nacional, e nos respectivos Estados abrangidos, quando se tratar de entidade interestadual, poderá ser suprida pela publicação em jornal cuja tiragem seja comprovadamente de abrangência nacional;
Art. 242 e Art. 253: ratifica não ser possível o saneamento de irregularidades ou insuficiência de documentos que impliquem na publicação de novos editais de convocação, o que exige que a entidade interessada recomece todo o procedimento;
Art. 248: em caso de solução de conflito, as partes terão prazo para apresentação no MTE. Se o Cartório não liberar a tempo o novo Estatuto para peticionamento no SEI, a entidade poderá, mediante comprovação da impossibilidade de atendimento do prazo, solicitar abertura de um novo prazo;
Art. 249: será indeferida a impugnação apresentada por entidade com representação genérica em face da solicitação de registro ou alteração estatutária pleiteada por entidade representativa de categoria diferenciada, nos termos do § 3º do Art. 511 da CLT;
Revogações dos §§ 1º e 2º do Qrt. 252 e inclusão do parágrafo único: a manutenção da atualização dos dados da diretoria não é mais requisito essencial para o deferimento das solicitações, mas a nova Portaria reitera que, após o deferimento do registro, deve a entidade manter seus dados atualizados;
Art. 260: para fins de atualização sindical, procedimento por meio do qual entidades com registro concedido antes de 18 de abril de 2005, promovam seu recadastramento junto ao CNES, a apresentação do estatuto social pode ser substituída pela cópia da carta sindical;
Revogação do Art. 268: previa que as entidades que estivessem com mandatos de diretoria vencidos, teriam seus códigos sindicais suspensos até atualização dos dados no CNES.
O que é o arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados)?
Quem trabalha com fechamento de ponto já deve estar familiarizado com a sigla AFD. Esse documento é fundamental para manter a empresa protegida perante a auditoria fiscal.
O AFD, Arquivo Fonte de Dados, é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos colaboradores de uma empresa. Ele fica armazenado dentro de sistemas de ponto e não pode ser apagado ou alterado, seja direta ou indiretamente.
Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações importantes, como:
NSR – Número Sequencial de Registro;
Dia, mês e ano da marcação de ponto;
Hora e minuto do ponto registrado;
Número do PIS do colaborador;
Tipo do registro de ponto;
CNPJ ou CPF do empregador.
Este documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas.
Vale ressaltar, mais uma vez, que não é possível alterar as informações deste documento, pois ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador. Ou seja: o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.
O que são os padrões de assinatura eletrônica CAdES e PAdES para os Comprovantes de Registro de Ponto?
A assinatura digital, uma forma de assinatura eletrônica, se distingue das demais por usar um par de chaves criptográficas, uma pública e outra privada, ligadas a um certificado digital. A ICP-Brasil, ou Infraestrutura de Chaves Públicas, é o órgão responsável pela regulamentação deste tipo de certificado.
A entidade reguladora possibilita a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e determina as diretrizes para gerar e verificar as assinaturas digitais que asseguram a segurança de todo o processo, desde a criação até a validação e armazenamento.
O CAdES, CMS Advanced Electronic Signature, possui uma documentação extensa e uma ampla variedade de bibliotecas de software disponíveis. Entretanto, é mais aplicado a documentos binários. Com a possibilidade de armazenar conteúdo digital na estrutura (attached) ou não (detached), e gerar assinaturas em paralelo ou em série, o CadES é recomendado para assinatura de qualquer tipo de documento eletrônico, contanto que seja assinado como um todo. O padrão permite a validação a longo prazo, que, dependendo do formato de assinatura, requer dados adicionais, como: certificados de chave pública, LCR, carimbo do tempo e até detalhes da política de assinatura.
Por outro lado, o PAdES, ou PDF Advanced Electronic Signature, é um padrão de assinatura digital específico para documentos em PDF. A vantagem principal é a utilização da base instalada do leitor de PDF, que permite a visualização do documento eletrônico e da assinatura em si, assim como numa versão impressa. Além da visualização, o padrão também facilita a troca de documentos. Assim como o CAdES, o PAdES também permite validação a longo prazo, conforme a política de assinatura.
Como devem ser armazenadas as assinaturas eletrônicas geradas nos sistemas de tratamento de registro de ponto segundo as alterações na Portaria 671?
De acordo com a legislação trabalhista, os sistemas de registro de ponto devem fornecer ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, com o propósito de comprovar o registro de marcação efetuado pelo colaborador. O comprovante de registro de ponto pode ser em formato impresso ou eletrônico. No entanto, se o comprovante for eletrônico, o arquivo deve estar em formato PDF e ser assinado eletronicamente, conforme os Art. 87 e Art. 88.
A assinatura eletrônica é utilizada para comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro de ponto. Essas assinaturas devem cumprir os requisitos dos Requisitos de Avaliação da Conformidade publicados pelo INMETRO e usar certificados digitais válidos emitidos pela autoridade certificadora ICP-Brasil.
Portanto, conforme a nova Portaria 1486, as assinaturas geradas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador devem ser emitidas no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature). Já as assinaturas eletrônicas geradas para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).
Como a nova Portaria 1486 afeta as empresas em geral?
Embora a Portaria 1486 introduza várias alterações na Portaria 671, nem todas têm impacto direto nas empresas. Muitas dessas mudanças, como discutido ao longo deste artigo, estão relacionadas às Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho, por exemplo.
As alterações que mais afetam as empresas que usam o Controle de Ponto estão associadas aos documentos fiscais e assinaturas eletrônicas. Segundo a nova portaria, os Arquivos Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AFJ) devem seguir as especificações disponíveis no portal gov.br, em vez dos anexos.
Além disso, o Comprovante de Registro de Ponto dos funcionários precisa ser emitido no padrão PAdES, e os arquivos AFD e AEJ devem ser emitidos no padrão CAdES e armazenados em um arquivo no formato p7s (detached).
É crucial estar ciente dessas novas alterações para assegurar a segurança e a integridade das informações da Jornada de Trabalho dos seus colaboradores. Utilize um sistema de Controle de Ponto como o Asseponto e esteja de acordo com a legislação. Economize tempo e simplifique a rotina do seu RH para que o setor possa se concentrar em desenvolver pessoas e transformar histórias.
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