Ouça este artigoCom o avanço tecnológico no universo corporativo, a cada dia observa-se mais a necessidade de saber como fazer holerite online e ganhar agilidade, segurança e praticidade no cotidiano dos departamentos de Gente e Gestão das empresas.
A emissão do holerite é uma obrigação trabalhista da empresa, além de um direito do colaborador, como previsto pela CLT. Mas, para a realização correta desse documento de suma importância, alguns aspectos devem ser levados em consideração.
Por isso, a automatização desse processo vem ganhando terreno nas empresas, sendo incorporado à rotina de gestão de times e colaboradores.
Com o objetivo de auxiliar gestores e empresários que desejam saber como fazer holerite online, a Assecont desenvolveu este conteúdo exclusivo abordando tudo sobre o assunto.
Continue no artigo e tenha uma ótima leitura!
O que é holerite online?
Holerite online é um documento digital, emitido e sob responsabilidade da empresa, em que constam os dados de recebimento de salário de um colaborador, referentes a um determinado período pré-estabelecido no contrato de trabalho em regime CLT.
Neste sentido, também apresentam informações como adicionais, horas extras, abatimentos ou descontos de acordo com as atividades desempenhadas pelo colaborador ao longo de um intervalo de tempo, por exemplo, no mês.
Sob o aspecto do empregador, o holerite online representa um registro para controle de folha de pagamento, gestão financeira da empresa e segurança jurídica em relação ao Direito Trabalhista brasileiro.
Para o colaborador, é um direito assegurado o acesso ao documento que comprove sua renda, em que conste seus dados relativos ao salário e vínculo empregatício, assim como indique adicionais ou descontos ocasionais.
Com o avanço da digitalização de serviços e produtos no universo corporativo, o holerite online ganhou espaço devido à praticidade, confiabilidade e agilidade dado a automatização de processo dos departamentos de Gente e Gestão de Pessoas.
No entanto, algumas dúvidas ainda pairam sobre a emissão digital e certificação deste documento. Por isso, além de saber como fazer holerite online, também é importante reconhecer a sua legalidade e suas vantagens.
O holerite online é permitido por lei?
Sim. A legislação brasileira que rege as relações trabalhistas formalizadas, a Consolidação da Leis do Trabalho (CLT), não prevê restrições em como fazer holerite online ou sua validade como documento.
Se, na década de 1940, a CLT representou avanços significativos no reconhecimento de direitos e deveres de empregadores e empregados, hoje em dia alguns aspectos da dinâmica contratual ultrapassam legalmente o escopo previsto inicialmente na lei.
Especificamente, determina a CLT em seu Art.464 as obrigações do empregador referente à comprovação de efetivo pagamento do salário de seus colaboradores.
Diz o texto que “o pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregador”, considerando-se, também, que “terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária”.
Ou seja, a CLT define, em seus termos, a necessidade da comprovação, de responsabilidade e reconhecimento pela empresa, da efetuação do pagamento do salário de um colaborador nos termos do contrato firmado (valores, periodicidade, adicionais, abonos, descontos etc.).
Atualmente, este processo pode ser completamente automatizado e digitalizado. Possibilitando uma série de vantagens às empresas que adotam a estratégia online de geração de holerite.
Confira a seguir as principais vantagens em porque e como fazer holerite online, disponibilizá-lo digitalmente aos colaboradores e manter um registro preciso das movimentações financeiras de folha de pagamento e obrigações contábeis e fiscais.
Quais as vantagens do holerite online?
Como vimos, a legislação trabalhista brasileira não determina qualquer entrave em como fazer holerite online ou suas implicações como documento comprobatório do pagamento de colaboradores.
Do mesmo modo, percebemos que o processo de digitalização de serviços e automatização de processos é uma tendência já assimilada por várias empresas. Neste cenário, também se encontra a emissão de holerite de maneira online e digital.
Mas, quais são as vantagens objetivas e comprovadas em se adotar este tipo de estratégias de controle e gerência de pessoal nas empresas?
Relatórios automáticos
A geração de relatório automáticos representa uma das vantagens mais expressivas dos sistemas de geração online de holerite. Isso se dá devido ao armazenamento e tratamento inteligente da informação financeira, tanto da empresa quanto do colaborador.
Desse modo, é possível a geração de demonstrativos completos, com visualização dos dados em gráficos em dashboard, assim como emissão de informes de rendimento.
Menor possibilidade de erros humanos
É comum no universo corporativo o entendimento de que a automatização de processos nos departamentos de Gente e Gestão de Pessoas possibilita níveis de operacionalidade e eficiência superiores à atividade manual.
Isto se dá por um simples aspecto: automatizar processos gera celeridade no fluxo operacional sem comprometer a qualidade ou assertividade das informações.
Ou seja, incorporar no cotidiano da empresa um sistema inteligente e automatizado na emissão e controle de holerite online representa tanto a celeridade nos processo e consequente redução de custos, quanto maior segurança no tratamento das informações.
Armazenamento em nuvem
No conjunto de atividades necessárias para a emissão de um holerite convencional, os departamentos responsáveis devem realizar desde a conferência dos dados, impressão, coleta de assinaturas até a distribuição física e arquivamento para controle.
Este cenário gera, inevitavelmente, um acúmulo de documentação da movimentação da empresa que resulta na necessidade de espaço físico para arquivamento e sistemas de controle de acesso às informações sensíveis de colaboradores.
Outra vantagem fundamental possibilitada pelo armazenamento em nuvem do holerite digital é a redução com papel e todos os insumos paralelos (tinta, plástico, pasta etc.). Ou seja, representando uma solução inteligente e ecológica de gestão.
Com a opção de holerite online este cenário preocupante deixa de existir. Possibilitando, assim, maior segurança no tratamento dos dados de colaboradores e da empresa, assim como uma redução absoluta na necessidade de espaço físico para arquivos.
Agilidade para acessar documentos e informações
Uma vez que todas as informações são armazenadas em nuvem e disponibilizadas na plataforma digital, o acesso à documentação é imediata.
A partir de um acesso único e individualizado, o colaborador, gestor ou dono tem acesso aos holerites online a partir de smartphones, tablets e computadores
Este aspecto concede agilidade no tratamento dos documentos, relatórios e demonstrativos gerados pelo sistema.
Quais informações devem constar no holerite online?
Assim como a versão tradicional física, o holerite online deve apresentar uma série de dados e informações de identificação do colaborador, sua função, assim como os dados da empresa contratante.
Dados do colaborador:
- nome completo
- número de PIS
- função ou cargo
- CPF
Dados da atuação do colaborador:
- salário bruto
- salário líquido, após recolhimento de tributos
- dias trabalhados
- contribuições previdenciárias e sindical
- gratificações e/ou adicionais, quando houver
- descontos, quando for previsto
Dados da empresa:
- nome
- razão social
- endereço
- CNPJ
Como fazer holerite online?
Agora que já entendemos as características, os benefícios e vantagens, basta sabermos como fazer holerite online de maneira prática, segura, automatizada e com todos os dados necessários.
Confira a seguir quatro aspectos cruciais e necessários para saber como fazer holerite online.
Saiba qual a categoria do funcionário
Identificar e indicar a categoria do funcionário é um dos primeiros passos necessários para saber como fazer um holerite online.
Isto devido ao setor ou segmento de atuação, por exemplo, na indústria, comércio, serviço, ou outro segmento específico. Cada um pode apresentar termos próprios de acordo com convenções coletivas de categoria.
Realize os cálculos necessários
As contribuições, recolhimentos, descontos ou bonificações devem constar no holerite online. Estes aspectos podem variar de acordo com o histórico de atividades e realizações de um colaborador em um determinado mês.
Por isso, ao se questionar como fazer um holerite online, também considere que há necessidade de conferência e realização contínua dos cálculos com tributos e demais aspectos incidentes sobre os proventos do trabalhador.
Aproveite e confira também o conteúdo exclusivo da Assecont sobre como calcular horas trabalhadas.
Faça a separação do salário líquido do salário bruto
Após contabilizar todos os descontos e bonificações incidentes sobre o salário do colaborador, o próximo passo é realizar o cálculo do valor líquido. Neste momento, adotar um sistema de geração de holerite online é crucial.
Isso devido a automatização dos processos de cálculo que, prontamente, geram os dados de salário bruto e salário líquido do colaborador.
Confira as informações relevantes
Como documentação com previsão legal pela CLT, é fundamental a conferência de todos os dados, informações, cálculos e demais aspectos da atividade do colaborador junto à empresa.
Portanto, antes de finalizar a geração do holerite, realize a conferência das informações necessárias e relevantes de como que o holerite online seja emitido dentro do padrão legal.
Como vimos, a automatização desse processo apresenta um conjunto de vantagens e benefícios. A Assecont, pioneira no desenvolvimento de softwares inteligentes de gestão, desenvolveu o Holerite Eletrônico.
Uma plataforma digital completa, com funcionalidades que atendem a qualquer demanda operacional da empresa relativa à emissão de holerites, demonstrativos e relatórios, compatível com sistemas de smartphones, tablets e computadores.
Conclusão
O holerite é um documento legalmente previsto pela CLT, de direito do colaborador e dever do empregador, em que os dados contratuais e de pagamento de proventos são declarados de maneira a registrar e comprovar o recebimento correto do salário acordado.
Dado o avanço tecnológico e digitalização de serviços no universo corporativo, a emissão de holerite online foi incorporada no contexto de diversas empresas. Isso devido às vantagens que abarcam desde maior celeridade nos processos como segurança e agilidade de acesso às informações.
A Assecont acompanhou a tendência de digitalização desde seu início, desenvolvendo com base em sua inteligência e expertise de mercado o Holerite Eletrônico. Uma plataforma digital única e completa capaz de atender todas as demandas das empresas na emissão certificada do holerite.
Entre em contato com nosso time de atendimento e solicite um orçamento!
Comentários